Demandez qu’on vous rappelle (gratuit)Des obstacles ?
Dans tous les projets, nos interlocuteurs ont commencé par évoquer les
obstacles suivants :
- la transmission des documents
- les échanges d’informations
- les interactions entre personnes.
A chaque fois, nos analyses des work-flows ont révélé que :
- les transmissions de documents papier sont minimes : à l’heure actuelle, la grande majorité des documents sont créés sous forme numérique (fax, e-mails, données de systèmes informatiques, portails de clients ou de fournisseurs). Les quelques documents restants représentent un volume facile à scanner.
- les interactions entre personnes sont très limitées dans un processus structuré professionnellement. Nous sommes constamment en relation avec nos clients par mail ou par questions/réponses sur des documents scannés en cas de doute. C’est nettement plus professionnel que des conversations informelles et ça évite les malentendus. Bien sûr, nous communiquons par vidéophone ou téléphone. Mais pas n’importe comment, toujours professionnellement. Vive la rigueur !
Le back-office des commandes de véhicules pour un réseau de concessionnaires automobiles. Nos
interlocuteurs étaient convaincus de l’impossibilité de l’externaliser : comment les documents
circuleraient-ils facilement, comment les intervenants communiqueraient-ils ?
L’analyse du work-flow a révélé qu’il n’y a qu’un seul document à transmettre !! Et qu’aucune interaction n’est requise, sauf en cas d’imprévu.
L’analyse du work-flow a révélé qu’il n’y a qu’un seul document à transmettre !! Et qu’aucune interaction n’est requise, sauf en cas d’imprévu.
Des syndics d’immeubles se posaient les mêmes questions : il faudrait nous transmettre tous
les documents, extraits bancaires, etc. et nous devrions leur envoyer les décomptes, rappels de
paiements, etc. pour qu’ils les fassent suivre aux copropriétaires ?
Pas du tout ! Le work-flow ci-dessous montre que les seuls documents à nous transmettre sont les factures d’achat des
immeubles.
On télécharge les extraits de compte, on envoie les rappels et les décomptes par mail ou par courrier.
On télécharge les extraits de compte, on envoie les rappels et les décomptes par mail ou par courrier.